浅谈企业销售与收款环节的内部控制
摘 要 销售与收款业务是企业经营的重要业务环节，从销售商品到最终货款回笼，贯穿企业经营的全过程。销售与收款是企业能否正常运营的关键所在，也是最容易出现风险的环节，因此加强销售与收款环节的内部控制尤为重要。本文对销售与收款环节可能出现的风险进行了初步分析，并提出了相应的防范措施。
关键词 销售与收款 内部控制
科学有效的内部控制是企业正常经营的有力保证，有效的内部控制不仅能使企业的资源合理配置，提高经营效率，而且能发现和防范经营风险。销售与收款环节涉及到实物和资金的流转，是内部控制的重要组成部分，如何加强销售与收款内部控制是当前企业管理面临的重要问题。
一、加强销售与收款环节内部控制的重要性
销售与收款业务是企业经营的重要环节，从销售合同的订立、货物发出、开具发票、结算记账，到最终货款的收回，贯穿企业经营的全过程，企业的许多风险也都集中在这些环节，因此，加强销售与收款环节内部控制对企业规避风险，实现安全健康发展起到至关重要的作用。
二、销售与收款环节可能存在的主要风险
（一）销售与收款内控制度不健全，或制度流于形式，未得到有效实施
很多企业对内部控制的内涵不甚理解，以为内部控制就是一堆手册、文件和规章制度；有的企业虽已建立了内部控制制度，但执行力度不够，有章不循，仅仅是印在纸上，挂在墙上，以应付有关部门的检查。有的企业各部门控制各成一块，互不衔接，缺乏整体性和灵活性，使内部控制流于形式，失去了应有的作用。
（二）销售政策制定不合理，给企业带来经营风险
目前市场竞争越来越激烈，企业经营压力巨大，有的企业为了追求销售收入，盲目扩大经营业务，销售政策制定不合理，企业赊销过多，信用期限较长，产生大量的应收账款，占用企业大量的资金，资金周转缓慢，增加了经营风险。
（三）合同签订不规范，导致经济损失甚至法律风险
有的企业没有完备的客户信用档案，合同签订前也没有对新客户进行必要的调查和了解，销售业务签订合同时未充分考虑异常情况，导致以后发生经济纠纷，甚至面临诉讼，企业形象受损，造成经济损失。
（四）销售发货管理不严，可能导致资产损失
企业的货物发出涉及到订单下达、货物发出、记录等关键环节，涉及销售、仓库、物流、会计等诸多部门，稍有不慎就容易出现错误和舞弊现象。如果未经授权进行发货或发货不符合合同约定，可能导致货物损失或与客户发生争议、销售款项不能收回。
（五）应收账款管理不当，无法及时回笼资金，导致企业资金紧缺
有的企业虽然销售收入大幅增长，但是应收账款管理不佳，资金无法及时回笼，造成企业资金紧张，甚至资金流断裂，无法正常经营。
（六）票据管理不规范，会计记录缺乏真实完整
如果票据的管理和填制不规范，出现漏统、甚至人为舞弊等现象，销售业务和实物流转不能正确的进行书面记录，会计记录不真实完整，则无法达到控制目的。
（七）销售与收款环节监管不到位
销售与收款环节涉及实物和资金的流转，如果监管不到位，人员岗位责任不清，不相容岗位不能有效分离，缺乏科学的内部监督机制，将无法进行有效的事前、事中和事后监督，无法防范风险，带来经营隐患。
三、销售与收款环节防范风险的内控措施
（一）建立健全销售与收款内控制度，完善组织机构
建立销售与收款内部控制制度，针对各风险点，按照“职能分割，制约监督”的原则，完善企业组织机构，从授权审批、不相容职务分离、业务规范流程、内部审计等方面完善销售与收款环节的管理，企业重大业务要实行集体决策或联签制度。
（二）制定科学合理的销售政策
由于近年来市场竞争激烈，企业经营压力增大，企业必须制定科学的销售和信用政策。企业应对客户的财务和信用情况进行评估，根据客户的资信情况采取适当的销售政策，决不能只为了单纯地提高销售额，而去迁就客户提出的不合理要求。销售业务发生后，业务部门要跟踪客户履约情况，落实收账责任，减少坏账损失。
（三）加强合同管理，避免合同纠纷
在合同签订过程中，首先要审核对方的资信，深入了解合作方的商业信誉和履约能力。在签订销售合同前，应指定专人或团队就产品规格、数量、价格、信用政策、发货方式、收款方式等主要具体事项与客户进行详细的谈判和磋商，避免在合同中出现模糊条款。其次，还要建立完善的合同审批制度，审批人员应对合同重要条款进行严格审核，确保合同条款完备，约定明确，避免产生歧义，特别是履行期限、货物交付方式、货款结算方式、违约责任、争议处理等重要条款，要力争做到条款清晰完备。在签订合同后，要严格按照合同约定进行履行，如果合同因特殊原因确实不能履行，应当及时采取补救措施，减少损失。
（四）加强销售环节控制，不相容职位相分离
企业销售合同签订后，销售部门应按照审核后的销售合同编制发货计划、下达销售通知单，销售通知单应经过核查和审批，保证数据真实完整。发货部门则应落实出库、计量、运输等环节岗位责任，不相容岗位相分离，各司其职，严格按照所列的货物品种、数量、时间、发货方式等进行发货，形成相应的发货单据，并连续编号。还要做好各发货环节的书面记录，填制相应凭证，设置销售台账，实现全过程的销售登记制度。
（五）加强收款管理，保证资金及时回笼
企业应制订应收款项管理办法，明确催收责任，每一笔债权都应明确责任、落实到人。业务部门和财务部门应分别设立应收款项台账，及时登记各应收款项的发生，增减变动，余额及账龄等信息，并对应收款项进行跟踪分析，定期核对。对到期的应收款项，由业务部门及时提醒客户依约付款。对逾期的应收款项，企业必须采取多种方式进行催收，防止坏账损失的发生。建立奖惩制度，将应收款项的回收情况与相关责任人的奖惩挂钩。
（六）加强票据管理，真实完整的进行会计记录
销售通知单、发货单等票据都应连续编号，保证记录的完整性，从而达到控制目标。规范票据的购买、使用、登记等环节。财务部门应根据销售通知单和发货单等，审查手续齐备后才能开具发票。票据填写要规范，内容、日期、金额等要素要真实齐备。购货发票的认证、抵扣都由发票管理人员专人认证、管理和登记。企业还必须指派专人定期或不定期对票据使用情况进行检查。
（七）加强内部监督机制
企业应当建立内部监督制度，及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节，针对容易产生错误和舞弊的关键控制点，如审批、核对、结算、保管、记录等业务，加强内部牵制，达到纵向（即同一部门内不同岗位、上下级之间的相互牵制）与横向（即由不同部门分别处理，使一个部门的记录受到另一个部门的牵制）的有机结合，充分落实责任，加强监督考核，防范经营风险。
总之，销售与收款内部控制需要企业各部门共同参与、齐心协力、才能发挥其应有的作用，企业才能持续健康地向前发展。