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基层单位档案管理现代化路径探析

小编:

摘要:档案是针对以往发生过的人或事的一种记录,对各行各业有着参考和凭证作用。在基层单位中,档案可对其起规范作用,促进其前进发展。我国基层单位档案管理水平不高,为改变这一现状,需提高档案信息化进程,促进其档案管理工作的现代化。随着信息技术涉及范围越来越广,其技术也在逐步成熟。由此,基层单位可合理运用该技术,对档案进行统一调整、管理,促进档案管理专业现代化的实现。本文讲述在基层单位中文件档案管理中遇到的问题及解决方案。

关键词:基层单位;档案管理;现代化

1引言

随着信息技术的逐渐成熟,其对我国各行业领域发挥着重要作用,促进着我国现代化的进一步发展。针对基层单位的档案管理问题,需其合理改进人工管理方式,合理利用信息技术,实现档案管理现代化。档案管理现代化不但能节约人工消耗,还能节省人员查阅时间,有利于提升其工作效率。基层单位的档案管理工作只有不断的完善更新,与时俱进,才能提升其现代化水平。如何提高基层单位文档案管理的现代化进程,是现阶段较为关注的问题。

2基层单位文件档案管理现状

(1)档案管理制度不完善。针对目前状况来看,基层单位的档案管理问题颇多,其中档案管理制度制定不完善:①档案管理工作没有统一的审核标准,管理人员整理档案较为随便,致使档案查询不便,寻找档案不全,不利于其他人员在有效时间内查询。②档案文综上标题及档案目录不完整,较为严重的是,有的档案目录已破损甚至遗失;档案查询编号也没有对其进行统一编写,归类上特别随意。当办公人员对其整理时,没有健全的整理制度,无法对整理的档案进行规范作用,使档案管理工作无法有序进行。针对这些问题,可显示出基层单位档案管理工作制度存在很大缺陷,档案管理制度不完善,致使管理人员停滞不前,缺乏创新精神,使其工作质量下降。

(2)档案查询系统不完善。对档案进行整理归纳是为后续查询工作提供便利条件,合理的查询系统是档案文件查询的基础。可是根据目前情况来看,一些基层单位的档案查询系统不完善,无法快速方便的查询到自己所需要的完整档案。其主要的查询方式依然在依靠人工来查询,查询效率不但低,还浪费时间、浪费精力。

(3)工作人员缺乏专业化知识。有些基层单位不注重对档案的管理工作,对其管理人员没有进行专业的指导与培训,促使其专业化知识较低。甚至有些档案管理人员是从别的部门借调过来的,致使档案整理混乱或丢失,不利于档案的有效查阅。

(4)档案管理人员与其他部门沟通少。档案管理工作需及时搜集、整理、分析相关资料,因基层单位领导对档案工作的不重视,促使其管理人员与其他部门沟通少,资料不能在有效时间内进行更新和完善,致使一些资料的缺失及不完整。

3档案管理现代化的有效方法

随着时代的变化,基层单位需利用合理手段,与时俱进,促进档案管理工作的现代化。其现代化途径主要是通过信息技术和专业化管理办法,使基层单位的档案管理更合理化,从而提高其管理的专业化水平。

(1)加强档案管理制度。紧追时代发展脚步,基层单位需结合自身实际情况合理完善档案管理制度,从而规范管理人员的工作行为,提高档案的整理清晰度。随着信息时代的发展,互联网的广泛应用为档案管理信息化奠定了基础。档案管理信息化可提高档案的利用率,增强档案的安全性,以此基层单位需建立更加完善的管理制度,促进档案管理工作现代化的有力开展。如:①完善档案管理工作章程,使管理人员重新整理档案案卷,促使其规范化。②结合档案文综内容,规范档案目录、分类序号等内容。③纸质版档案向信息数字化转变,提高档案查询效率。④完善信息技术系统,保证档案信息化安全。⑤单位需定期对档案管理人员进行培训,加强其人员的专业水平。

(2)建立完善的档案查询系统。基层单位需及时合理运用信息化技术,节约人工消耗,提高查询效率。基层单位需建立健全查询系统,使其系统更加科学化和标准化。①利用现代信息化技术,建立数字化查询目录,并根据档案查询条件,完善档案查询系统。②查询系统可完善关键词检索方法,查询人员可以根据自身需要,在查询系统内输入相关关键词,而后查询系统可将对应的文献显现出来,这样的方法可缩短查询时间,提高档案查询效率。③信息化发展速度较快,管理者需及时优化和更新查询系统,完善档案编辑体系,保证档案的有效查询。

(3)增强管理人员专业知识;引进新人才。国家对档案管理工作越来越重视,基层单位档案管理复杂度较高,需提高管理者的相应专业性知识,促进其工作的有效开展。①提高档案管理工作者的专业素养,让其明白档案现代化管理的重要性,使其对工作全身心的投入。基层单位也需加强对档案管理人员的职业培训,如信息技术的应用,促进其专业素养的提高。此外,也需制定相关的奖惩制度,激进管理人员的工作热情,从而提升其专业化水平。②引进新的专业人才;为提高档案管理工作的现代化,基层单位需引进相关专业的人才,使其发挥专业领域知识,提高基层单位档案管理现代化进程。

(4)加强与其他部门的联系。①档案管理部门整理资料前,需搜集相关的文献资料,因此需要加强档案部门与其他部门的沟通联系,促进档案现代化管理工作的有序进展。②为提高档案管理现代化进程,该管理部门需加强与电子信息部的联系,使其为档案部门提供完整的信息技术服务,促进其信息现代化工作的有效开展。

4结束语

总体来说,基层单位需积极改进档案管理工作中的问题,合理运用现代信息化技术,促进其工作的现代化发展。档案是对以前工作经验的记实,可对基层单位起到参考作用,利于其后续的发展。针对档案管理工作的现状,本文提出了相对应的处理方案,基层单位需重视起该方案,确保其管理现代化工作的有效开展。

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