初探新标准下公文写作及使用应注意的事项

2012年7月1日开始实施《党政机关公文处理工作条例》新标准。新标准下公文的文种、格式、要素等方面有了新的变化，公文写作及使用在文种使用、格式制定和程序处理方面需要注意新变化新要求。在实际工作中就需要简化而又高效地使用公文。

公文新标准写作

一、新标准的执行

二、新标准新变化

1.党政机关在公文处理上面使用统一标准

《党政机关公文处理工作条例》分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理和附则八个方面内容。与之相适应的主要有以下七个国家标准：

GB/T 148印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

GB 3100国际单位制及其应用

GB 3101有关量、单位和符号的一般原则

GB/T 15834标点符号用法

GB/T 15835出版物上数字用法

GB/T 9704―2012党政机关公文格式

新的公文处理工作条例和国家标准的实施使公文写作和处理有了统一的方向，更加便于开展工作。

2.党政机关公文文种增多。

3.党政机关公文格式变化。

《党政机关公文处理工作条例》第九条规定，公文的基本构成要素分别有：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等。《党政机关公文格式》把公文的各级本本构成要素分为“版头”、“主体”和“版记”三部分。《党政机关公文处理工作条例》第九条规定，公文用纸幅面采用国际标准A4型。在版头部分增加“份号”、在主体部分增加“发文机关署名”、在版记部分增加“页码”，去掉“主题词”；对于有秘密等级要求的公文应当标注份号；有紧急程度要求的公文应当分别标注“特急”“加急”；对于联合行文时发文机关标志可以单独使用主办机关名称；公文标题中应标示发文机关，行政公文也要署发文机关名称；有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

4.公文拟制程序的规范化

公文的拟制包括公文的起草、审核、签发等重要环节。公文拟稿时，稿本的第一页应使用专用发文稿纸，正文部分写不下时可以写在另外的稿纸上。公文拟稿的其他环节都要按照表中栏目的要求填写，以表示对所发公文负责。

起草是公文制发的关键环节，决定着公文的质量。文秘人员起草公文时特别要注意“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”；“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”；“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。公文撰写完成后，填写发文稿纸，附在文稿之前，然后送有关部门领导审核。

审核是公文在送交部门领导签发前，由办公室（厅）核稿人员专门审核，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初审。”

签发是指主要领导对审核拟发的公文文稿最后核准。“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”；“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”

在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。

5.行文规则的新规定

对于上行文，原则上主送一个上级机关。党委、政府的部门向其上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权。对于下级机关的请示事项，如果需要以本机关的名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见然后才能上报，不能原文转报上级机关。不能以本机关负责人的名义向上级机关报送公文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人民意向上级机关报送公文”的规定。

6.公文管理方面注重安全保密

《党政机关公文处理工作条例》第七章“公文管理”部分着重强调了有关保密规定，提出公文由文秘部门或者专人统一管理，设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。

在公文管理方面，增加发文立户的规定。

三、公文写作及使用应注意的事项

1.理清行文关系，正确使用文种

工作关系决定着行文方向，行文方向决定着文种的选择和使用。

工作关系可分为四种基本情况：同一组织系统中上下级之间的领导与被领导的隶属关系，同一专业系统中的上下级业务主管部门之间业务指导与被指导的隶属关系，同一组织系统中的同级机关之间的平行关系，非同一系统中的任何机关之间的不相隶属关系。 行文方向有三种：向上级机关行文、向下级机关行文和向平行机关、不相隶属机关行文。据此，行政公文可分为上行文、下行文和平行文。15种公文中，上行文有：请示、报告；下行文有：通知、批复、通报、意见、决定、命令（令）、通告等；平行文有：函。

2.严格执行标准，正确使用格式

3.规定收发文程序，有效使用公文

公文处理主要包括收文办理、发文办理和整理归档三部分。

收文办理主要程序是：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

发文办理主要程序是：复核、登记、印制、核发。

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

四、建议

《党政机关公文处理工作条例》的出台与实施是为了适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化。这不意味着公文的大量使用就是提高办事效率的最好途径。实际工作中，在公文写作与使用方面应本着“简化”的原则来使用公文。精简公文，法律法规已有明确规定的，现行文件规定仍适用，无新规定的，对上级文件没有新的贯彻要求的，没有实质内容的，可发可不发的文件，一律不发。已公开发布的上级文件，不再翻印、转发。充分运用各种信息化系统，减少纸质公文数量。能不发则不发，可用电话、短会、通知、转发、印发等完成。可采用无纸化办公，可用网络、电脑等。一旦发文，应使发文简洁化，言简意赅。公文的使用最关键的还在于提高公文执行力。