会计电子档案的保管分析研究

随着新经济时代的到来，会计电子档案与纸质会计档案并存，而且会计电子档案大有取代纸质会计档案之势，对此本文分析研究了会计电子档案的保管。

一、建立严格的内部控制制度

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

二、建产严格的认证制度，引入加密技术

在手工会计系统中，数据的处理和存储均分散于各个部门和人员，而会计电子档案系统的突出特点是数据的处理和存储的集中化，由此给数据安全带来一定的威胁。严格的认证制度可以防止未经授权的人员进入会计电子档案系统。认证技术包括不同权限的口令认证、指纹认证、全息认证等。加密技术的引入可有效保证数据的安全性。密码学就是在破译和反破译的过程中发展起来的。加密算法就是用基于数学计算方法与一串数字（密钥）对普通的文本（信息）进行编码，产生不可理解的密文的一系列步骤。发送方在信息发送到公共网络或互联网之前将消息进行加密，接收方收到消息后对其解码（亦称为解密），所用的程序称为解密程序，这是加密的逆过程。

三、建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作

根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责，在会计电子档案管理中肩负不同的责任，同时，同级岗位之间电有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

四、降低会计电子档案毁损和丢失的风险

数据大量集中地存储于磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质中，一旦发生火灾、水灾、盗窃这类突发事件，就可能使全部数据丢失和毁损。会计电子档案室应满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震等要求，保证存储介质的物理性能不改变，以提高电子数据的稳定性。会计电子档案室应安装监控和报警防盗设备，配备专门的安全保卫人员。会计电子档案室应安装温度感应设备，一旦有火灾发生，可及时报警。会计电子档案室应安排在地理位置较高的楼层，应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应配备相应的防火器材，防止水灾、火灾的发生。会计电子档案室应采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架。会计电子档案室应远离磁场，防止电子数据被磁化，导致会计电子档案的丢失和毁损。会计电子档案室应经常用消毒药剂喷洒，保持清洁卫生，以防虫蛀。会计电子档案室应保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利于查阅。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当将打印出的纸质会计档案和会计电子档案一起保存。

五、实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化

会计电子档案的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯，同时注明备份时间和操作员的编号；会计电子档案管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对这些档案进行检查和拷贝，以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失。对会计电子档案应定时进行双备份或多备份，备份数据和原件数据不能存放在同一地点，应设立两个会计电子档案保管室，并且分别设在不同的存放地点。实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化，设立信息备份员，专门负责会计电子档塞的备份工作。同时，由专人进行检查和监督，以保证会计电子档案的绝对安全。所有备份的会计档案数据最好用质地优良的光盘刻录，以保证数据的安全。年终要将当年形成的所有会计电子档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名。对系统日志文件要特别重视。系统日志文件是指系统以文本的形式将每天的财务系统操作人员和操作时间记录下来所形成的文件。它一方面可以用来考核各会计人员的工作业绩，另一方面一旦出现系统故障，能够及时查明故障原因，追查操作人员的责任。

六、将会计电子档案的格式随技术的发展不断升级，使不同时期的会计电子档案具有兼容性

会计电子档案存放的格式应具有通用性、易识别性，随着文档技术的不断升级，作为会计电子档案应保证不同时期数据的兼容性和数据处理的方便性。

七、提高会计电子档案保管人员的素质

保管人员的素质在会计电子档案保管中起核心和关键作用，具体表现为保管人员的素质要满足会计电子档案保管工作的要求。保管人员应掌握会计学、档案学、管理学和信息系统的基本理论、基本方法和基本技能，还应了解计算机通讯技术、网络技术、软件工程、软件设计技术等。在会计电子档案系统中，不仅对保管人员的专业知识、基本技能有了新的要求，而且在道德标准、工作态度上也有了更高的要求。